Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:
Julius Falk
E-Mail: julius@ex-lab.de
2. Prototyp-Hinweis
SessionDoc ist ein Forschungs- und Entwicklungsprototyp. Die beschriebenen Datenverarbeitungen können sich im Rahmen der Weiterentwicklung ändern. Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert.
3. Erhobene Daten
3.1 Registrierung und Anmeldung
Für die Nutzung von SessionDoc ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:
- E-Mail-Adresse
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Name (optional, bei Registrierung)
Die Authentifizierung erfolgt über Appwrite (gehostet in Frankfurt, Deutschland). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
3.2 Audioaufnahmen und Transkripte
SessionDoc ermöglicht die Aufnahme von Audio, das anschließend transkribiert und zusammengefasst wird. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
- Audiodateien der Aufnahmen
- Automatisch erstellte Transkripte
- KI-generierte Zusammenfassungen
- Metadaten (Zeitstempel, Sitzungstitel, Ordnerzugehörigkeit)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — vor jeder Aufnahme wird eine ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten abgefragt.
4. Externe Dienste und Datenverarbeitung
4.1 Appwrite (Datenbank & Speicher)
Alle Nutzerdaten, Audioaufnahmen und Transkripte werden in Appwrite Cloud gespeichert. Der Server befindet sich in Frankfurt am Main, Deutschland (EU).
4.2 RunPod (Transkription)
Audioaufnahmen werden zur Transkription an einen RunPod-Dienst gesendet, der ein OpenAI Whisper-Modell ausführt. Die Audiodaten werden ausschließlich zur Erstellung des Transkripts verarbeitet und nicht dauerhaft auf RunPod-Servern gespeichert.
4.3 Azure OpenAI (Zusammenfassungen)
Transkripte werden an Microsoft Azure OpenAI gesendet, um KI-gestützte Zusammenfassungen zu erstellen. Die Verarbeitung erfolgt in der Azure-Region Germany West Central (Frankfurt, Deutschland). Microsoft verarbeitet die Daten gemäß den Azure OpenAI-Nutzungsbedingungen und verwendet sie nicht zum Training eigener Modelle.
5. Datenspeicherung und Löschung
Alle Daten werden so lange gespeichert, wie das Nutzerkonto aktiv ist. Nutzer können ihre Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen jederzeit selbst löschen. Bei Löschung des Kontos werden alle zugehörigen Daten entfernt.
6. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft — Welche Daten über Sie gespeichert sind (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung — Korrektur unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung — Entfernung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit — Export Ihrer Daten (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch — Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Kontaktieren Sie uns unter julius@ex-lab.de zur Ausübung dieser Rechte.
7. Cookies
SessionDoc verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.
8. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann im Rahmen der Weiterentwicklung des Prototyps angepasst werden. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar.
Stand: März 2026